Функциональность Terrasoft Real Estate

Основной инструмент для фиксирования входящих обращений. Он доступен из любого раздела программы. Модуль представляет собой карточку, в которой фиксируется вся необходимая информация о входящем звонке: название компании, ФИО человека, который звонит, контактные данные, источник контакта, а также тема и дата обращения. Данная информация автоматически попадает в соответствующие базы данных (запрос клиента, объекты и т.д.) При каждом сохранении нового обращения системой производится проверка записей на дубли. В случае если в базе уже имеются совпадения по любому из параметров, будет предложено выбрать уже имеющуюся запись. Этот модуль позволяет автоматически сформировать задачу на для обработку звонка для соответствующего менеджера. Таким образом, данный модуль позволяет увеличить скорость Вашей реакции на обращения и запросы клиентов. В отдельном поле фиксируетсся источник контакта и воздействие, по которому пришел клиент. Данный функционал позволяет оперативно оценивать эффективность маркетинговой активности компании.

Среда управления Вашей единой клиентской базой. Модуль позволяет хранить и оперативно получать различную информацию обо всех контактах, когда-либо обращавшихся в Вашу компанию. Кроме стандартных контактных данных, он содержит историю обращений и ответов на них, сведения о местах работы с должностями, историю участия контакта в маркетинговых акциях. Специальная закладка в карточке контакта позволяет управлять участием данного лица в рассылках. Интеграция с MS Outlook дает возможность отправить письмо прямо из системы.

Eдиный реестр контрагентов Вашей компании. Модуль позволяет оперативно получить любую информацию о контрагенте: историю запросов, сведения об объектах, в которых данная компания выступает в роли арендодателя (собственника), а также список задач по работе с данным контрагентом. Кроме того, функциональность модуля позволяет в быстро получать доступ к документации, связанной с этой компанией. Закрытую коммерческую информацию будут иметь возможность видеть только те, кто имеет соответствующие права доступа.

Модуль "Задачи" открывает широкие возможности как перед руководителями, так и перед сотрудниками. Менеджерам высшего и среднего звена он позволяет распределять задачи по исполнителям и контролировать их реализацию, а также быстро вводить в курс дел новых сотрудников. Исполнители, в свою очередь, получают в свое распоряжение эффективного электронного ассистента, который помогает грамотно спланировать рабочее время, распределить задачи по приоритетности и контрагентам. Он хранит и предъявляет по первому требованию историю работы в компании, любые документы, письма и контактные данные по задаче, а также напоминает о сроках выполнения задач.

Модуль позволяет интегрировать Вашу CRM-систему с почтовым клиентом MS Outlook. Он предоставляет возможность получать и отправлять письма прямо из системы, хранить историю переписки со всеми контрагентами, автоматически устанавливать связь письма с объектами Вашей базы клиентов, а также привязывать сообщения к проектам, задачам, документам, инцидентам и маркетинговым воздействиям. Таким образом, Вы получаете оперативный доступ ко всей переписке по любому проекту в компании.

Один из основных модулей системы. Он предоставляет следующие возможности:

• сегментировать базу данных объектов по типу и состоянию объекта, по собственнику и менеджеру, по типу работ и стадии;
• оперативно получать информацию о помещениях объекта, управлять стоимостью помещений;
• планировать и проводить командную работу по объекту недвижимости, распределяя соответствующие роли права по внесению и доступу к информации об объекте среди аналитиков и брокеров;
• моментально просмотреть контактные данные, документы, письма, запросы и задачи по объекту;
• планировать, проводить и оценивать эффективность маркетинговых акций по любому объекту из базы;
• учитывать инфраструктуру и технические характеристики каждого объекта;
• учитывать составляющие многофункциональных комплексов;
• учитывать все помещения объекта и их состояния.

Функция "проверить по базе" позволяет за несколько минут находить в базе данных объекты и запросы клиентов по необходимым параметрам.

В версии 3.2 системы Terrasoft Real Estate появилась возможность отдельно вести базы объектов, которые находятся у Вас в работе, отдельно - которыми Вы управляете, и отдельно - которые просто присутствуют на рынке.

Главный рабочий модуль для брокеров, позволяющий автоматизировать работу по любому проекту: как по сдаче в аренду объектов недвижимости, так и по подбору объекта в ответ на запрос клиента. Система подразумевает сегментацию объектов по стадиям от "long list" до сдачи объекта. На каждой стадии отслеживаются важные для неё финансовые и временные параметры, а также состояния помещений объекта и ответственные лица.

Данный модуль также предоставляет доступ к истории просмотров помещения, задачам и документам по объекту.

Функция "reverse brokerage" автоматически генерирует список всех арендаторов, которым может быть предложено помещение, а также историю его просмотра. Это позволяет скоординировать действия разных групп сотрудников, занимающихся подбором помещений для клиентов.

Единая база данных договоров Вашей компании. Этот модуль позволяет управлять договорами в компании: отслеживать стадии подписания договора от составления и согласования проекта до передачи оригинала, контролировать оплату счетов и работу ответственных менеджеров.

Модуль позволяет автоматизировать документооборот: создание, утверждение, назначение ответственных менеджеров по документам, учет финансовых показателей, привязка документов к проектам и объектам базы данных клиентов. Также менеджеры получают возможность отследить всю историю изменений, связанных с документом, переписку и согласование.

Новости

Модуль "Новости" позволяет создать базу данных новостей по рынку недвижимости для дальнейшего анализа. Для изучения новостей об отдельных секторах рынка или направлениях деятельности используется формируемый в Word "Дайджест новостей".

Планирование

С помощью данного модуля Вы можете автоматизировать планирование таких показателей, как объем вознаграждения и встречи менеджеров с клиентами.

Маркетинговые воздействия

Данный модуль дает возможность автоматизировать и управлять всей маркетинговой активностью как по компании в целом, так и по каждому отдельному объекту. Он позволяет вести работу начиная от планирования (выбор целевой аудитории, каналов воздействия, ответственных менеджеров, бюджета акций) до оценки эффективности каждого воздействия. При добавлении контакта в базу данных клиентов, система позволяет включать его в список рассылки. Также модуль дает возможность проводить опросы, управлять документами по маркетинговым проектам, отслеживать переписку и управлять задачами в рамках проекта.

Счета

В разделе "Счета" Вы можете вести учет счетов по каждому клиенту, отслеживать оплаты, наличие актов, привязывать счета к объекту, договору, контакту.

Операции

OLAP

Мощное средство аналитической обработки данных. Позволит провести срез по нескольким параметрам сразу и выявить закономерности, на основе которых вы можете получить преимущество перед конкурентами в знании и во времени. Вы можете удивить вашего клиента знанием его желаний, привычек и предпочтений.

Отчеты

В этом разделе сконцентрированы все инструменты управления отчетами в системе. Вы можете автоматически получать, печатать и отправлять по электронной почте практически любые отчеты с информацией из базы данных системы. С помощью встроенного построителя отчетов можно создать аналитические формы, отвечающие специфическим задачам вашего бизнеса. Стандартные отчеты системы дают возможность анализировать и контролировать все типичные задачи бизнеса.

Процессы

Модуль "Процессы" позволяет создавать и запускать автоматизированные бизнес-процессы, что позволяет сотрудникам понять, как строиться работа компании и какова их роль в этой работе. Также он способствует бистрому включению новых сотрудников в рабочий процесс.

Администрирование

Данный модуль позволяет распределять права доступа к различным элементам системы для всех её пользователей.